ADMINISTRASI[1]
Tim Kaderisasi PP IKSASS[2]
1. Pengertian Administrasi
a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha.
b. Menurut Ulbert Administrasi secara sempit didefinisikan sebagain penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha
c. Menurut WH Evans Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi
d. Menurut Arthur Grager Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi
e. Menurut William LG dan Edwin R Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan
f. Menurut George Terry Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manfaat dan Tujuan Administrasi
a. Manfaat Administarasi
1. Memupuk sikap jabatan yang senpurna, membina kekuatan bekerja dan kesetiaan terhadap tugas.
2. Meningkatkan profesi seseorang dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
3. Mengenal dan memahami pengetahuan secara praktis, sehingga dapat memperoleh ilmu pengetahuan.
4. Merekam (mencatat) seluruh kegiatan sehingga mempermudah kita apabila memerlukan suatu data atau informasi.
5. Mepermudah mengevaluasi setiap rangkaian kegiatan.
b. Tujuan Administrasi
1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.
3. Fungsi Administrasi
Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.
a. Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
b. Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
c. Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.
d. Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.
e. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
b. Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
c. Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.
d. Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.
e. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.
4. Ruang Lingkup Administrasi
a. Organisasi, merupakan wadah dimana usaha kerja sama itu diselenggarakan. Wewenang, tugas dan tanggung jawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.
b. Manajemen, dapat dianggap sebagai suatu proses yang menggerakan kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah dibentuk benar-benar tercapai.
c. Kepegawaian, merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerja sama. Penelaahan unsur ini menimbulkan sekelompok pengetahuan yang dicakup dengan nama administrsi kepegawaian (personel administration).
d. Keuangan, merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sinilah timbul administrasi keuangan yang mencakup budgeting, accounting, auditing, serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang keuangan.
e. Perlengkapan, merupakan segi melayani kebutuhan kebendaan dan kerumah tanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini berkembanglah pengetahuan administrasi perlengkapan (supply administration).
f. Tata Usaha, adalah segenap aktivitas yang mengumpulkan, mencatat, mengirim, mengolah atau menyimpan bahan-bahan keterangan (information). Tata usaha ini disebut administrasi dalam arti sempit.
g. Tata Hubungan, merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam usaha bersama mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing. Tanpa tata hubungan yang baik, tidak mungkin kerja sama dapat terlaksana dengan baik.
h. Perwakilan, merupakan segi yang menggambarkan pada pihak luar segala sesuatu yang berlangsung mengenai usaha bersama itu, demikian pula sebaliknya. Dengan demikian tercapai pengertian yang sebaik-baiknya antara suatu administrasi dengan keadaan sekelilingnya.
5. Administrasi IKSASS
a. Anggaran Dasar (AD)
b. Anggaran Rumah Tangga (ART)
c. Pokok-Pokok Pikiran dan Rekomendasi
d. Garis-Garis Besar Pogram Kerja IKSASS (GBPKI)
e. Program Kerja (MUSKERPUS, RAKER dan RAKERSUB)
f. Pelaksanaan Peraturan Organisasi (PPO)
g. Struktur
h. Surat Menyurat
i. Keuangan
j. Job Discripsion
6. Manajemen Surat-Menyurat
a. Pengertian Surat
Surat adalah sarana tertulis yang dipergunakan sebagai alat komunikasi (penghubung) antara seseorang dan orang lain, baik atas nama perorangan maupun nama lembaga (organisasi)
b. Fungsi Surat
1. Sebagai alat bukti tertulis, tentang apa yang dikomunikasikan dan ini sangat penting.
2. Sebagai alat pengingat, untuk mengingat apabila sewaktu-waktu lupa (arsip).
3. Sebagai alat bukti historis, yaitu digunakan untuk menulis sejarah atau perkembangan organisasi.
4. Sebagai jaminan keamanan, ialah merupakan pegangan bagi orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut, surat pernyataan, surat tugas, surat kuasa. Jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan surat ini memiliki kelebihan yaitu dapat mengurangi kesalah pahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat menyampaikan maksudnya dengan jelas. Selain itu kelebihan yang lain surat menyurat relatif murah.
c. Format Surat
1. Full Block Style
Format surat full block style dianggap sebagai format surat paling formal dari format atau bentuk surat yang lain. Dalam surat yang berbentuk full block style setiap baris dalam surat tersebut menggunakan rata kiri. Walaupun tidak ada peraturan yang resmi tentang penggunaan format full block style tetapi format full block style biasanya digunakan dalam surat permintaan, pengumuman, persetujuaan, lamaran pekerjaan.
2. Block Style
Format block style atau juga bisa disebut format surat simpel merupakan format surat yang susunannya hampir sama dengan full block style yaitu menggunakan rata kiri. Hanya penulisan tanggal, nama terang pengirim surat ditulis di sebelah kanan surat.
3. Semi Block Style
Format surat semi block style seperti pada format surat yang lain digunakan untuk surat resmi yang kedudukannya kurang formal jika dibandingkan dengan full block style. Berbeda dengan full block styel dan block style, setiap paragraf isi pada surat berformat semi blok style menjorok ke dalam.
4. Intended Style
Format atau bentuk surat intended style ini hampir sama dengan block style, satu yang membedakan adalah penulisan alamat dalam yang menyerupai tangga.
5. Hanging Style
Sedangkan format atau bentuk surat hanging style membedakan diri dengan block style dengan menuliskan alenia pertama pada setiap paragraf di isi surat tidak menjorok ke dalam sedangkan alenia selanjutnya pada menjorok ke dalam.
d. Macam- Macam Surat
1. Surat Keluar
2. Surat Masuk
3. Surat Keputusan
4. Surat Tugas
5. Surat Keterangan
e. Bagian- Bagian Surat
Pada umumnya surat organisasi memiliki bagian-bagian sebagai berikut :
1. Kepala Surat (Kop Surat)
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran Surat
5. Hal Surat
6. Alamat Yang Dituju
7. Salam Pembuka
8. Paragraf Pembuka Surat
9. Paragraf Isi Surat
10. Paragraf Penutup Surat
11. Salam Penutup
12. Jabatan Penandatangan
13. Tandatangan
14. Nama Jelas Penandatangan
15. Stempel
16. Tembusan
f. Arsip
Arsip adalah suatu kumpulan catatan-catatan yang disimpan secara sistenatis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali. Pengurus yang diserahi tugas untuk menyiapkan arsip disebut kesekretariatan
g. Sistem Pengarsipan
Pada dasarnya sistem pengarsipan murni saat ini ada lima macam antara lain:
1. Arsip disimpan berdasarkan tanggal surat
2. Berdasarkan nomor surat
3. Berdasarkan hal suarat
4. Berdasarkan daerah kemana dan darimana surat iyu dikirim atau diterima
5. Berdasarkan abjat
h. Buku Kelengkapan Surat Menyurat
1. Buku Notulen
2. Buku Inventaris
3. Buku Agenda
4. Buku Ekspedisi
5. Buku Tamu
6. Buku Kas
7. Buku Daftar Anggota (Pusat Data atau Stambook)
8. Buku Laporan
9. Buku Konsep
i. Tatib Surat Menyurat IKSASS
1. Setiap Organisasi memiliki aturan atau tatib tersendiri.
2. IKSASS memiliki tatib sendiri dalam pembuatan surat menyurat.
J. Contoh
CONTOH SEDERHANA
BUKU TAMU
NO
|
NAMA
|
ALAMAT
|
NO.TLFN
|
TUJUAN
|
KPERLUAN
|
TGL
|
PARAF
|
ABSEN RAPAT
Nama Kegiatan : ...........................
Hari/Tanggal : ...........................
Pukul : ...........................
Tempat : ...........................
Acara : ...........................
NO
|
NAMA
|
JABATAN
|
KAMAR
|
PARAF
|
NO
|
NAMA
|
DELEGASI
|
JABATAN
|
KAMAR
|
PARAF
|
NOTULEN RAPAT
Nama Kegiatan : ...........................
Hari/Tanggal : ...........................
Pukul : ...........................
Tempat : ...........................
Jumlah Peserta : ...........................
Acara : ...........................
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------HASIL RAPAT---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Pimpinan Rapat Notulis Rapat
TTD TTD
Nama Terang Nama Terang
BUKU EKSPEDISI
NO
|
NO. SRT
|
PRIHAL
|
TUJUAN
|
PENERIMA
|
TANGGAL
|
PARAF
|
AGENDA SURAT KELUAR
NO
|
TGLSRT (PNGRIM)
|
PRIHAL
|
TUJUAN
|
NO. SRT
|
PARAF
|
AGENDA SURAT MASUK
NO
|
TGL SRT (PENERIMA)
|
PRIHAL
|
LEMBAGA (ORGANISASI)
|
NO. SRT
|
PARAF
|
BUKU INVENTARIS
NO
|
NAMA BARANG
|
THN PMBLN
|
MEREK
|
JUMLAH
|
KONDISI
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar