TEKHNIK PELAPORAN DAN EVALUASI
( Team Kaderisasi PP.IKSASS 2012)*
A. Pendahuluan
Pelaporan dan evaluasi merupakan suatu hal yang tidak bisa dianggap sepele dalam sebuah organisasi. Sama halnya dengan kontroling dan menejerial yang dilakukan oleh seorang pemimpin, laporan juga memiliki peran yang sangat penting dalam perjalanan organasasi. Karena, setidaknya fungsi pelaporan dalam organisasi diantaranya,
1. Sebagai bukti bahwa program direncanakan telah terlaksana atau tidak
2. Sebagai pertanggung jawaban pemegang amanat organisasi terhadap amanat yang diberikannya
3. Sebagai kontroling terhadap segala hal yang berkaitan dengan organisasi atau program secara umum (mulai pelaksanaan, keuangan, proses administrasi dsb.)
4. Sebagai evaluasi terhadap suatu organisasi atau program secara umum
5. Sebagai rujukan bagi pelaku organisasi dalam menjalankan program selanjutnya
6. Sebagai pemberi amanat kepada pelaku organisasi kedepan
Sedangkan evaluasi, merupakan sebuah proses sadar yang dilakukan oleh perorangan atau kelompok dengan tujuan mengetahui sejauh mana keadaan organisasi atau lembaga yang menjadi objek evaluasinya. Dalam evaluasi ini, setidaknya ada 4 komponen yang digunakan untuk mengukur keadaan organisasi atau lembaga yang sedang dievaluasinya. Yaitu, Keadaan kekuatan organisasi, kelemahan organisasi, peluang organisasi, dan ancamannya. Dalam istilah populer, hal tersebut disebut dengan SWOT.
B. Tekhnik Pelaporan
Sebagaimana yang telah disebutkan diatas, bahwa fungsi pelaporan diantaranya untuk kontroling terhadap segala hal yang berkaitan dengan organisasi atau program secara umum (mulai pelaksanaan, keuangan, proses administrasi dsb.). maka dalam setiap pelaporan yang akan dibuat, setidaknya memperhatikan komponen – komponen sebagai berikut
a. Pendahuluan
Dalam bagian ini, dijelaskan secara umum gambaran organisasi dan alasan pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan
b. Realisasi Program
Bagian ini menjelaskan pelaksanaan program secara umum, yang meliputi, persiapan pelaksanaan, pelaksanaan program itu sendiri, dan rencana jangka panjang yang akan dilakukan. Dibagian ini juga ditampilkan waktu dan tempat pelaksanaan
c. Evaluasi Program
Menggambarkan hasil analisi dari pelaksana program, yang meliputi
1. Keberhasilan (Baik Internal maupun Eksternal)
2. Hambatan (Baik Internal maupun Eksternal)
3. Harapan (Baik untuk Internal maupun Eksternal)
d. Laporan Keuangan
Berisi rincian detail tentang proses keuangan selama kegiatan berlangsung
e. Kepanitiaan dan kesekretaritan
Menyajikan komposisi panitia dan kesekretariatan dengan lengkap dengan tujuan, kalau ada komplain dari pembaca, pembaca langsung bisa menanykan kepada yang bertugas
f. Rekomendasi
Rekomendasi merupakan hasil dari evaluasi yang dilakukan oleh pelaksana, yang kemudian akan dicurahkan berbentuk suatu pemecahan masalah yang dihasilkan dari semua hal yang menghambat pelaksanaan kegiatan. Selanjutnya pemecahan masalah tersebut harus dilakukan oleh pihak yang menjadi objek dalam isi rekomendai tersebut
g. Penutup
C. Tekhnik Evaluasi
Kebanyakan, tekhnik evaluasi yang dilakukan dalam sebuah organisasi adalah menggunakan pendekatan analisi SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman). Sedangkan tekhnik yang dilakukan untuk evaluasi melalui pendekatan ini adalah sebagai berikut,
1. Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgen untuk diatasi secara umum pada semua komponen.
2. Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.
3. Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan Deskripsi SWOT.
4. Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih lanjut.
5. Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan.
Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut.
1. Kekuatan dan kelemahan adalah berasal dari segala hal yang di internal organisasi atau lembaga
2. Sedangkan Peluang dan ancaman adalah berasal dari eksternal organisasi. Diantaranya kedaan kader sebelum masuk proses, Keadaan Masyrakat, Keadaan Pemerintahan, keadaan ekonomi (industri), keadaan kader setelah mengikuti proses, Stakeholders (organisasi / lembaga lain), pesaing.
3. Dalam memenej kedaan eksternal, kita harus juga mengetahui terhadap sistem yang ditimbulkan dari keadaan eksternal tersebut.
4. dari deskripsi hasil evaluasi yang dilakukan melalui pendekatan SWOT ini, Selanjutnya, akan ditarik asumsi – asumsi berikut,
a. apabila kekuatan (S) lebih besar dari kelemahan (W), maka dilakukan perluasan
b. apabila peluang (O) lebih besar dari ancaman (T), maka dilakukan perluasan
c. kalau terjadi sebaliknya, maka dibutuhkan konsolidasi kepada pihak – pihak terkait untuk mencari jalan keluar dari keadaan tersebut
5. Strategi SO, Gunakan “S” untuk memanfaatkan “O”
6. Strategi WO, Menghilangkan “W”dan memanfaatkan “O”
7. Strategi ST, Gunakan “S” untuk Menghindarkan “T”
8. Strategi WT, Minimalkan “W” untuk Menghindarkan “T”
Tidak ada komentar:
Posting Komentar